업무관리시스템 만들기 | 효율은 UP 낭비는 Down

일을 잘하는 사람은 어떻게 하는지 생각해 본적 있으신가요?

◎  제 생각에는 업무를 체계화하는

사람이 일을 잘한다고 생각하는데요.

■  매일 하는 일의 절반은 전날과

비슷하기 때문에 효율을 높일 수 있습니다. 

♠  저는 업무관리시스템을

직접 만들어서 사용하는데요.

♣  하루를 시작할때 틀어놓으면 좋습니다. 

저는 회사에서 일을 하는 것을 나름 즐기는 편입니다. 남이 알아주거나 진급을 위해선 아니고요. 여러 가지 관리기법을 적용하여 시간을 단축하거나 원리를 파악해서 효율을 늘리면 재미있더라고요. 회사를 옮길 때마다 새롭게 구축하곤 하는데요. 그 중에서 간단하게 관리하는 툴을 소개해드립니다.

나만의 업무관리시스템 만들기

▲ XMind를 설치해주세요.

위에 나와있듯이 무료로 다운받고, 기능의 제한없이 마음껏 사용할 수 있습니다. 확장 기능(프레젠테이션 모드, 브레인스토밍 모드 등)을 사용하고 싶으시다면 유료버전을 구매해도 되는데요. 저는 기본 기능만 사용해도 충분하더라고요. 검색하실때 xmind korea로 하셔야 한국 공식사이트가 나타납니다.

▲ 프로그램을 시작해보세요.

회사에서 사용하는 업무관리시스템은 회사, 부서, 사람마다 차이가 있을 수 있는데요. XMind를 이용하시면 자신의 업무와 일하는 스타일에 맞게 시스템을 구축할 수 있습니다. 프로그램을 실행하면 바로 사용할 수 있는 템플릿이 나오는데요. 저는 '주간업무계획'과 '프로젝트 계획안'을 사용합니다.

▲ 마커는 매우 유용합니다.

자신의 모든 업무를 관리시스템에 적어놓으세요. Enter, Tab key를 이용하여 쉽게 적을 수 있는데요. 이렇게 적어놓으면 한눈에 볼 수 있기 때문에 그 자체만으로도 업무관리가 됩니다. 여기에 더하여 각 토픽에 마커를 넣어 의미를 부여할 수 있습니다. (예: 우선순위, 진행상황, 날짜, 각종 기호 등)

▲ 각종 문서를 추가하세요.

회사에서 하는 업무는 기본업무와 프로젝트로 나뉘는데요. 기본업무를 할 때 사용하는 문서(표준양식)이 있습니다. 이런 양식들을 시스템에 삽입해놓으세요. 필요할때 더블클릭하면 파일이 열립니다. 하이퍼링크 기능을 통하여 자주 사용하는 프로그램이나 홈페이지을 실행 및 관리할 수 있습니다.

지금까지 업무관리시스템을 소개드리고 사용하는 방법을 알려드렸는데요. Xmind에 있는 '노트'기능을 사용하시면 메모나 히스토리관리를 하는데에도 유용합니다. 그럼 효율은 높이고, 시간낭비는 줄여서 알찬 하루를 만들어 나가시길 바랍니다.